2015年12月28日 星期一

【簡單,但不容易 Simply Managing】讀後心得


書名:簡單,但不容易:明茲柏格談管理的本質

作者:亨利‧明茲伯格

出版日期:2015/07/01(中文版)














適合初任管理者瞭解管理者面貌的一本好書

管理者的面貌到底是什麼?研究所學習各項管理專業科目,及閱讀許多管理的文章,在還沒真正作為管理者前,總是想像管理者應該井然有序,深思熟慮,從容不迫的進行決策。完成學業後,考慮台灣總經及產業因素,筆者選擇中小型公司海外職缺作為起點,藉以歷練真正管理者的工作。很幸運地遇到願意賞識的老闆,而立之年前,即有超過三年以上生產製造、財務及行政人資等管理者的經歷,現下回想起來,理想中的管理者不但不存在,反而大部分時間皆處於某種程度的混亂。此書正中真實的情境,下就個人淺薄的管理經驗,分享該大師經典之讀後感。

可控的混亂
明茲伯格從觀察的29位管理者中,理出了一般人對管理者的迷失,相信真正經歷過管理工作者,閱讀完此部分,相信會如同筆者般心有其感。管理者工作,絕對不是井然有序,任何事情都有輕重緩急的次序,相反的,我們平常大多都在處理緊急且不是重要的事情,進行決策的時間,也都非常短,基本上快速遵守基本邏輯外,沒有太多餘的時間就要以"直覺"決定一件影響公司幾個月或甚至數年的決策。訊息及溝通的管道亦同,不需要太多形式上無效的溝通,一般除了對上的溝通我們需要逐級且正式的報告外,其他平行或是對下的溝通,以skype,電話,email,或是直接面對面溝通,都是最有效率的方式。溝通使用的語言,也會隨著對象有所改變,對下必須是明確的指令,平行或對上,必須用更多彈性選項保持可調整的態度,較軟性的溝通。回顧筆者的工作模式,老實說如作者所言,筆者確實都是保持在混亂及失序的邊緣,達成公司所賦予的目標,其他人或許從外界看不出來,但平心而論,若仔細探究確實十分混亂,卻又有脈絡可循。

角色扮演及調和
本書提及管理者有三種層面的六種角色分別是資訊層面(溝通資訊者、資訊控管者)、人事層面(對內領導者、對外聯繫者)、行動層面(對內行動者、外部交涉者)。資訊層面的重點在於對內外的訊息傳播、管理,及溝通,不單是以管理者的角度單向式的溝通,更要具備同理心的雙向式互動,另一方面資訊最重要的功能式決策的依據,決策是一連串從資訊的取得、處理到決斷的歷程,管理者在不同的情境中,必須扮演不一樣的角色。人事層面對內領導的重點在於形塑一個組織的文化,讓所有事情自然而然的發生,比起過多人工的領導要來的真切。對外的部分主要是人脈的連結建立,對外聯繫的關鍵是影響流,管理者控制內外兩邊影響的程度,常利用外部的資源解決內部問題,但又須保持內外平衡,不至於過度傾向一方。行動層面,對內的部分隨著組織的大小與管理者階層,筆者認為會有極大的不同,自身為例筆者為海外子公司中階管理者(部門經理),免不了需要在執行的流程中進行功能別的例行工作,此書中更提到紛擾的處理,亦即組織運作中不順暢的部分,這完全切中管理者真實的情境,每人每部門間都存在某些程度的模糊及落差,當這些模糊及落差變成執行的介面無法接合時,管理者就是最重要的協調及決策者。對外行動的部分,通常以業務性質為多,支援部門則較為限縮,對外某種程度是在公司有效授權範圍內,與外界達成某種程度的共識或發揮組織的影響力。
此三面六角色的發揮,基植於管理者的四種能力,個人、人際互動、資訊及行動能力。管理者有義務將自己此四種能力不斷加強,才可有效地扮演六種角色。而此六種角色其實有其矛盾之處,過度偏向資訊層面則會花費過多時間及成本分析,影響有效行動的資源,過度行動則顯思慮未周。不同管理者,通常身兼多角,但何角孰重則是管理藝術的層次,管理者必須經過多年歷練,才有辦法隨時調整並調和。

管理風格
本書的開宗明義以藝術、學術及技術三種層面來定義管理領導力的修練。宮本武藏所著《五輪書》中風之卷,談論兵法流派風格與其二天一流的哲學,亦有異曲同工之妙。藝術型態風格強調的是管理者的視野,管理者具備洞悉事物本質能力,以直覺做為決策與行動的依據,如同武士使用太刀作戰一般,大範圍大面積的掃除敵人,但揮舞的動作大反易有空隙且不適合在狹小的空間作戰,管理者亦然,過度依賴直覺,容易忽略微小事件對組織的影響,產生管理的空隙造成管理的混亂。學術型態的管理風格,專於蒐集及分析資訊,窮盡辦法找出缺陷並制定規則,如同武士使用短刀更容易找出對手招式空隙,進行突破,但過度專注於對手招式的空隙,反而容易破壞自己攻擊的架式,導致自己處於危險而不自知,管理者若過度分析,反易陷入細節的泥潦無法自拔,不僅常易失去整體性更無法即時行動。技術型態的管理風格,重視於參與性的實際經驗,宮本武藏的兵法是實際作戰的兵法,操作兵法的武士必在戰場上反覆的實踐,但在風之卷又特別強調,其派別的風格,重點不是在依靠任何招式或武器,而是隨機應變能力,平日傳授訓練亦是如此,無所謂一擊必殺的絕技,只有依照每個武士的領悟與每次戰情不一有所調整。若管理者過於仰賴過去的經驗,無法跳脫既有的模式,一旦內外部有重大改變時,則將顯出其保守或無法應變之缺陷。一般管理者通常都具備此三種特性,只是偏向的問題,以筆者而言,主要是以學術+藝術為起頭,日常作業再試圖參與組織內活動,了解例行作業的程序,再設法以學術+藝術的管理特質,解決內部問題,但礙於經驗值過低,難免還是有許多隔閡之處須待磨練。
本書雖舉出了12種管理方式與依照管理程度大至小六種管理的型態,對於初任管理者而言是很好的參考依據,不過重點還是如何認清自己管理風格,並設法調適以符合組織需求。

管理的精隨

管理者最終應達到什麼樣的目的呢?筆者認為書中提到的自然領導與有效管理,是為一成功管理者的目標。管理學的教育,很多時候會偏向功能別的商學或行政(Administration)訓練,非領導力的訓練,但對於毫無實戰經驗的大學或研究生,其實也非常難以傳授需要有實際經驗後才可以理解的領導力。筆者初為管理者時,也一度想導入真正理想的管理方式,但後來發現這種"不自然"的架構,耗費成本且無效果,亦無法引起共鳴。後來慢慢修正符合組織自然可以運行的管理方式,新的管理理念才得以融入組織發揮真正的功效。本書的文末說得很對,"要成為成功的管理者,甚至卓越的領導者,你不必是完人,只需要有健全的情感,頭腦清楚就行了。",有效管理者具備感性及理性,在混亂的環境與模糊的目標中,用最省力的方式達成目的,而非拘泥於管理理論教條或最新的管理模式使用,這樣或許就可以達到所謂Simply Managing本書的終極目標吧。

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